Note: The job is a remote job and is open to candidates in USA. Urban Strategies is dedicated to empowering and connecting community organizations that contribute to community transformation. The Administrative Assistant will perform various administrative duties to support the Early Head Start program in Puerto Rico, ensuring smooth operations and effective communication with families and staff.
Responsibilities
- Realizar tareas administrativas de asistencia a las funciones del Centro
- Responde y recibe todas las llamadas entrantes de manera rápida y amigable y tomando mensajes
- Saluda a las familias y visitantes y asegura de que estén cómodos
- Asegura de que se tomen medidas de seguridad con cada visitante
- Mantener registros y archivos precisos
- Gestionar, crear y organizar documentos relacionados con el alcance del trabajo
- Recibir, clasificar, distribuir y enviar correspondencia
- Preparar informes, cartas, actas
- Redirigir correos electrónicos y llamadas telefónicas
- Apoyar a Gerente de Centro y al personal del Centro en todo lo relacionado a las distintas áreas de servicio del Centro
- Apoya en el monitoreo de vencimiento de documentos requeridos por el estado
- Apoya en la recopilación y entrada de datos la plataforma ChildPlus, toma de asistencia de los participantes, visitas al hogar, informe de progreso, entre otros
- Asistir a todo el personal con las solicitudes de mantenimiento de las facilidades
- Coordinar junto al Custodio el recibo y despacho de mercancía
- Disponibilidad para visitar y/o viajar a los distintos pueblos en caso de que sea requerido para Adiestramientos / Desarrollo Profesional. De igual manera para viajes fuera del país
- Completar otras actividades y deberes relacionados según lo asignado
Skills
- Bachillerato en Sistemas de Oficina, Administración de Empresas o equivalente
- Experiencia relacionada en sistemas de oficina
- Conocimientos en Microsoft Office 0365
- Competencias: Profesionales: proactivo, diligente, excelentes relaciones profesionales
- Competencias: Técnico: flexibilidad, adaptación, planificación
- Competencias: Institucional: trabajo en equipo, alcance comunitario
- Fuertes habilidades de organización y gestión del tiempo, capacidad para cumplir con plazos ajustados
- Licencia de conducir Real ID vigente
- Ley 300 Departamento de Salud
- Certificado de Salud
- Conocimiento de las Leyes y Normas del Programa Head Start
- Experiencia de uno a tres años trabajando con familias y niños(as) desde el nacimiento hasta los tres años
- Bilingüe; Excelente inglés y español oral y escrito; procedimientos de oficina; Microsoft Office 0365
Benefits
- Aportación patronal de 80% al Plan Médico
- 401K Plan Tradicional, pareo por Urban Strategies de un 4%.
- Programa de Asistencia al Empleado.
- 5 semanas de vacaciones/días de cierre.
- 12 días de enfermedad.
- 14 días feriados.
- Seguro de vida con aportación patronal de un 100%.
- Bono de Navidad (si acumula la cantidad de horas requeridas por Ley).
- Aumento anual por Costo de Vida (COLA-sujeto a disponibilidad de fondos)**.
- Oportunidad de Desarrollo Profesional, incluido CDA Infantes (para posiciones educativas).
- Descuentos exclusivos LifeMart en sobre 100 proveedores de servicios.
Company Overview