Note: The job is a remote job and is open to candidates in USA. kollabo is a digital platform that efficiently connects skilled workers and companies, focusing on the construction and craft industry. They are seeking an organized and independent person to manage their administrative and finance-related processes. The role involves ensuring the smooth operation of back-office tasks, including payment processing, invoicing, and contract management.
Responsibilities
- Einholen der Visa-Freigaben (Visum) für Eingangsrechnungen
- Sammeln der Kreditkartenbelege und Erstellen einer Übersichtstabelle
- Monatliches FTE-Reporting in Personio für das HR der enovetic group
- Erstellung von Verträgen für Kundinnen und Kunden
- Versand von Rechnungen und Mahnungen
- Verwaltung der zentralen E-Mail-Adresse
- Verwaltung des physischen Posteingangs (ePost)
- Durchführung von zwei Zahlungsläufen pro Monat: Löhne, Steuern, Miete und Dienstleister
- Abstimmung mit dem Treuhänder vor Ort (Kommunikation auf Englisch, schriftlicher Austausch in geringem Umfang)
- Dokumentation von Prozessen in Confluence
- Unterstützung bei On- und Offboarding von Mitarbeitenden
- Verwaltung des kollabo Plugins in Claude (oder einem anderen KI-Tool) mit Unterstützung durch den Vorgesetzten
- Verwaltung der Dateiablage (aktuell Google Drive)
Skills
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation
- Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Berührungspunkten zu Buchhaltung, Debitoren/Kreditoren oder Zahlungsverkehr
- Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache oder gleichwertig) sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit dem Treuhänder im Kosovo
- Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise – du bringst Ordnung in wiederkehrende Prozesse und hältst Termine sauber ein
- Diskretion im Umgang mit Finanz- und Personaldaten
- Affinität zu digitalen Tools und Offenheit für KI-gestützte Automatisierung (keine Vorkenntnisse nötig; Tools im Einsatz sind bexio, Claude, Slack, Salesforce)
Benefits
- Eine Teilzeitstelle (20–30 %) mit maximaler Flexibilität: du teilst dir deine Arbeitszeit selbst ein. Wichtig ist die zeitnahe Erledigung kritischer Anfragen, z.B. Vertragserstellungen.
- Grundsätzlich ortsunabhängiges Arbeiten – Remote oder hybrid, mit einem strukturierten Onboarding und gelegentlichen Tagen am Standort Rotkreuz.
- Schlanke, klar definierte Prozesse und moderne, KI-gestützte Werkzeuge, die dir Routinearbeit abnehmen.
- Flache Strukturen, kurze Entscheidungswege und eine offene Du-Kultur.
- Die Stabilität einer etablierten Unternehmensgruppe kombiniert mit dem Spirit eines wachsenden Tech-Unternehmens.
Company Overview