Estrutura de Reporte
A quem reporta esta posição?
General Manager
Descrição
Em que consiste esta posição?
Enquanto Sales Operations Lead, és responsável por garantir a eficiência e fiabilidade dos processos operacionais e financeiros associados às vendas do Life MBA, com um foco especial na maximização do cash flow, recuperação de receita e qualidade dos dados comerciais.
Cabe-te assegurar uma gestão proativa das amortizações, cobranças e devoluções, identificando oportunidades de recuperação e retenção de receita, garantindo simultaneamente uma experiência profissional, transparente e positiva para os nossos alunos.
És também responsável por assegurar o rigor dos processos administrativos do departamento comercial, garantindo que as vendas, os pagamentos, as comissões e os principais indicadores de performance são corretamente registados, monitorizados e reportados.
Trabalhas em estreita colaboração com o Sales Manager e com as restantes equipas, antecipando problemas, identificando oportunidades de melhoria e desenvolvendo processos que promovam maior eficiência, autonomia e escalabilidade operacional.
Propósito
Qual é o principal objetivo desta posição?
📍 Maximizar o cash flow e proteger a receita do Seekers, através de uma gestão eficiente de amortizações, cobranças e devoluções, garantindo simultaneamente o rigor dos processos e dados comerciais.
KPIs
Quais são os KPIs que vão avaliar esta posição?
Recuperação e Retenção de Receita
% de Amortizações Realizadas
% de Cobranças Resolvidas
% de Devoluções Revertidas
Qualidade e Eficiência Operacional
% de Vendas Validadas sem Erros | Percentagem de vendas corretamente registadas e processadas nos diferentes sistemas.
Cumprimento de Prazos Operacionais | Percentagem de processos administrativos e financeiros concluídos dentro dos prazos definidos.
Responsabilidades
Quais são as responsabilidades desta posição?
1. Amortizações e Recuperação de Receita
Gerir proativamente as oportunidades de amortização, promovendo a antecipação de pagamentos e a melhoria do cash flow.
Acompanhar os planos de pagamento parcelado, identificando situações de incumprimento e assegurando o contacto com os alunos para regularização dos valores em dívida.
Implementar e melhorar processos de acompanhamento de pagamentos, garantindo visibilidade sobre valores pendentes, recuperados e em risco.
Identificar padrões de incumprimento e propor medidas preventivas para reduzir pagamentos em atraso.
Garantir o correto registo e acompanhamento das amortizações e cobranças nos sistemas internos.
2. Gestão de Devoluções e Retenção de Receita
Gerir os pedidos de devolução de ponta a ponta, desde a receção até à resolução e comunicação final ao aluno.
Analisar cada pedido de acordo com as condições contratuais, políticas internas e legislação aplicável, garantindo decisões consistentes e devidamente fundamentadas.
Identificar oportunidades legítimas de retenção de receita, apresentando alternativas adequadas às necessidades e circunstâncias de cada aluno.
Assegurar que as devoluções aprovadas são corretamente processadas e refletidas nos sistemas financeiros e comerciais.
Monitorizar os motivos de devolução, identificando tendências e oportunidades de melhoria na experiência do aluno e nos processos de venda.
Desenvolver e manter procedimentos que promovam maior autonomia, consistência e eficiência na gestão de devoluções.
3. Controlo Comercial e Qualidade dos Dados
Validar as vendas realizadas, assegurando a consistência da informação entre CRM, plataformas de pagamento, faturação, automações e ferramentas de reporting.
Identificar, investigar e corrigir erros ou discrepâncias nos sistemas, garantindo a integridade dos dados comerciais e financeiros.
Apoiar o Sales Manager na atualização e validação do forecast de receitas.
Garantir que os indicadores comerciais apresentados nos dashboards e ferramentas de Business Intelligence refletem corretamente a atividade do departamento.
Validar mensalmente o apuramento das comissões das equipas de Sales e Booking, identificando e resolvendo eventuais divergências.
Criar mecanismos de controlo que permitam antecipar erros e reduzir a necessidade de correções manuais.
4. Gestão Operacional e Administrativa
Gerir a relação operacional com os providers de pagamento e financiamento, garantindo a correta submissão, validação e acompanhamento de transações e a resolução de eventuais incidências.
Assegurar a correta configuração e atualização dos meios de pagamento associados à continuidade dos alunos, incluindo a gestão de dados bancários nas plataformas autorizadas.
Coordenar a documentação necessária aos processos de certificação DGERT, garantindo a sua organização, atualização e conformidade.
Garantir a atualização dos templates e materiais de apoio aos check-ins comerciais, sempre que existam alterações nos processos ou na oferta.
Assegurar que os processos administrativos do departamento estão documentados, atualizados e são facilmente executáveis.
5. Reporting e Melhoria Contínua
Monitorizar regularmente os KPIs da função, garantindo visibilidade sobre resultados, desvios e oportunidades de melhoria.
Produzir reportings claros e objetivos sobre amortizações, cobranças, devoluções e qualidade operacional.
Identificar ineficiências, tarefas repetitivas e oportunidades de automatização.
Desenvolver e implementar procedimentos, ferramentas e mecanismos de controlo que aumentem a eficiência e reduzam a dependência de intervenção manual.
Antecipar riscos operacionais e financeiros, propondo soluções e escalando apenas as situações que exijam decisões fora do seu âmbito de autonomia.
Skills
Quais são as principais skills necessárias para desempenhar esta função?
Excel / Google Sheets | Bons conhecimentos de fórmulas, cruzamento e validação de dados, construção de mapas de controlo e reporting.
Gestão de CRM e Ferramentas Digitais | Experiência com CRMs, preferencialmente Pipedrive, e facilidade de utilização de plataformas de pagamento, faturação e Business Intelligence.
Organização e Gestão de Prioridades | Capacidade de gerir múltiplos processos em simultâneo, distinguindo prioridades, cumprindo prazos e garantindo uma execução estruturada.
Atenção ao Detalhe e Rigor Financeiro | Capacidade de identificar erros e inconsistências, garantindo a fiabilidade dos dados e o cumprimento dos procedimentos definidos.
Resolução de Problemas e Pensamento Crítico | Capacidade de investigar situações, compreender causas e implementar soluções sustentáveis, sem depender constantemente de orientação ou validação superior.
Comunicação e Negociação | Capacidade de comunicar de forma clara, empática e assertiva, especialmente em situações sensíveis relacionadas com pagamentos, cobranças e devoluções.
Ownership e Autonomia | Assume responsabilidade pelos processos e resultados da sua área, acompanha os temas até à sua resolução e identifica proativamente oportunidades de melhoria.
Colaboração Interdepartamental | Capacidade de trabalhar com diferentes equipas, promovendo o alinhamento, a partilha de informação e a resolução conjunta de problemas.
Reporting e Monitorização de KPIs | Capacidade de acompanhar indicadores, identificar desvios e apresentar informação clara, relevante e orientada para a tomada de decisão.
Melhoria Contínua e Otimização de Processos | Capacidade de questionar processos existentes, identificar oportunidades de simplificação e implementar melhorias que aumentem a eficiência operacional.
Perfil Comportamental
Qual é o perfil comportamental necessário para desempenhar esta função?
🎨 DISC: C > 25%; S > 15%
Compromisso e Fiabilidade | Cumpre as suas responsabilidades com consistência, garantindo o acompanhamento dos processos até à sua conclusão.
Método e Disciplina | Trabalha de forma estruturada, seguindo procedimentos rigorosos e mantendo elevados padrões de qualidade.
Organização e Estrutura | Organiza o trabalho, a informação e as prioridades de forma metódica, assegurando previsibilidade e controlo.
Agilidade e Adaptabilidade | Consegue gerir diferentes solicitações e adaptar prioridades sem comprometer o rigor da execução.
Atenção ao Detalhe | Identifica inconsistências e garante precisão, especialmente no tratamento de informação financeira e comercial.
Independência e Autonomia | Toma decisões dentro do seu âmbito de responsabilidade, procurando soluções antes de escalar problemas.
Proatividade e Orientação para Soluções | Antecipa riscos, propõe melhorias e atua preventivamente, em vez de se limitar a reagir a problemas.
Orientação para Resultados | Compreende o impacto do seu trabalho na receita e no cash flow, privilegiando ações que gerem resultados mensuráveis.
Empatia e Assertividade | Consegue equilibrar os interesses do negócio com uma comunicação respeitosa, clara e orientada para soluções.
Ferramentas
Que ferramentas são necessárias saber utilizar para desempenhar esta função?
Gestão e Comunicação
Notion
Slack
WhatsApp
Google Meet
Gestão Comercial e Reporting
Pipedrive
Google Sheets / Excel
Power BI
Pagamentos, Faturação e Operações
Stripe
InvoiceXpress
Uscreen
Plataformas de pagamento e financiamento utilizadas pela empresa
Check-Ins
Quais são os check-ins sistemáticos desta posição?
Check-In Diário com General Manager | Acompanhamento de prioridades, situações pendentes, cobranças, amortizações e incidências operacionais.
Check-In Semanal com General Manager | Revisão de KPIs, evolução dos processos, principais obstáculos e oportunidades de melhoria.
Check-In Mensal com General Manager | Análise consolidada de resultados, avaliação de performance e definição das prioridades para o mês seguinte.
Experience with CRM (preferably Pipedrive), Google Sheets/Excel, payment platforms, and BI tools; strong organizational, analytical, and communication skills; ability to manage multiple processes and ensure financial accuracy.
Key Responsibilities
- managing revenue recovery
- validating sales data
- optimizing operational processes
Skills & Tools
Notion, Slack, WhatsApp, Google Meet, Pipedrive, Google Sheets, Microsoft Excel, Power BI, Stripe, InvoiceXpress, Uscreen
Job Details
- Category: Business Operations
- Seniority: Mid Level
- Commitment: Full Time
- Workplace: Remote — Portugal
- Languages: Portuguese
About Seekers Journey
An education company focused on maximizing revenue and operational efficiency in sales processes. — Industry: Education