Partner4Business unterstützt mittelständische Unternehmen aus Industrie, Handel und Logistik bei Restrukturierung, Interim Management, Prozess- und Kostenoptimierung sowie operativer Unternehmensentwicklung.
Zur organisatorischen und administrativen Unterstützung suchen wir eine selbstständig tätige virtuelle Assistenz (m/w/d), die den Inhaber von Partner4Business im operativen Tagesgeschäft zuverlässig entlastet.
Gesucht wird eine strukturierte, digital versierte und eigenständig arbeitende Persönlichkeit, die Informationen aufbereitet, organisatorische Aufgaben übernimmt und dafür sorgt, dass operative Themen zuverlässig bearbeitet und nachgehalten werden.
Die Zusammenarbeit erfolgt zu 100 % remote und ausschließlich auf selbstständiger Basis. Es handelt sich nicht um eine Festanstellung.
Aufgaben
Der Schwerpunkt der Zusammenarbeit liegt in der organisatorischen und administrativen Unterstützung des laufenden Geschäfts.
Zu den möglichen Aufgaben gehören:
Unterstützung bei der Organisation des Tagesgeschäfts
Bearbeitung und strukturierte Vorbereitung von E-Mails und Korrespondenz
Terminorganisation und Koordination
Recherche von Unternehmen, Ansprechpartnern und relevanten Informationen
Vorbereitung und Pflege von Kontakt- und Unternehmensdaten
Unterstützung bei CRM- und Datenpflege
Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten, Übersichten und Präsentationsgrundlagen
Vorbereitung von Besprechungen und Nachhalten offener Punkte
Unterstützung bei der Organisation von Projekten und Aufgaben
Durchführung allgemeiner Online-Recherchen
strukturierte Ablage und Dokumentenorganisation
Unterstützung bei Angeboten, Unterlagen und administrativen Geschäftsvorgängen
Kommunikation mit Geschäftspartnern und externen Dienstleistern nach Abstimmung
Unterstützung bei LinkedIn- und allgemeinen digitalen Aktivitäten
eigenständiges Nachhalten vereinbarter Aufgaben und Fristen
Je nach Erfahrung und Interesse kann der Aufgabenbereich im Laufe der Zusammenarbeit erweitert werden.
Nicht gesucht wird eine reine Datenerfassungskraft. Erwartet wird eine virtuelle Assistenz, die mitdenkt, strukturiert arbeitet und Aufgaben eigenständig bis zum Abschluss verfolgt.
Qualifikation
Gesucht wird eine selbstständig arbeitende Persönlichkeit mit Erfahrung in virtueller Assistenz, Assistenz, Office Management, Backoffice oder vergleichbaren Tätigkeiten.
Wichtig sind insbesondere:
Erfahrung in administrativer und organisatorischer Unterstützung
sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
professioneller Umgang mit E-Mail und geschäftlicher Korrespondenz
sicherer Umgang mit MS Office bzw. vergleichbaren Anwendungen
gute digitale Kompetenz und schnelle Einarbeitung in neue Tools
ausgeprägte Organisationsfähigkeit
strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
selbstständiges Erkennen und Nachhalten offener Aufgaben
hohe Zuverlässigkeit und Verbindlichkeit
Diskretion im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen
Fähigkeit, Informationen selbstständig zu recherchieren und übersichtlich aufzubereiten
Erfahrungen im Umfeld von Unternehmensberatung, Personalberatung, Logistik, Industrie oder mittelständischen Unternehmen sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung.
Entscheidend ist für uns weniger ein bestimmter Abschluss als die Fähigkeit, professionell, eigenständig und zuverlässig auf unternehmerischem Niveau zu arbeiten.
Benefits
Wir bieten eine flexible und unternehmerisch geprägte Zusammenarbeit mit direkter Abstimmung und kurzen Entscheidungswegen.
- 100 % Remote
vollständig ortsunabhängige Zusammenarbeit
Freelance-/Selbstständigenbasis
grundsätzlich flexible zeitliche Organisation
direkte Zusammenarbeit mit dem Inhaber von Partner4Business
abwechslungsreiche Aufgaben rund um Unternehmensberatung, Interim Management und operative Unternehmensentwicklung
hoher eigener Gestaltungsspielraum
Möglichkeit, eigene Ideen zur Verbesserung von Abläufen einzubringen
schrittweise Erweiterung des Verantwortungsbereichs möglich
längerfristige Zusammenarbeit bei erfolgreicher Entwicklung ausdrücklich erwünscht
Die konkrete Leistung, der zeitliche Umfang und die Vergütung werden vor Beginn der Zusammenarbeit individuell vereinbart.
ür eine erste Einschätzung bitten wir um ein kurzes aussagekräftiges Freelancer- bzw. Assistenzprofil.
Bitte teile uns insbesondere mit:
welche Erfahrungen du bisher als virtuelle Assistenz oder im administrativen Bereich gesammelt hast
welche Aufgaben du bisher eigenständig übernommen hast
mit welchen digitalen Tools und Anwendungen du arbeitest
wie viele Stunden pro Woche du aktuell zur Verfügung stellen kannst
ab wann du starten könntest
welches Vergütungsmodell du üblicherweise verwendest
welche Honorarvorstellung du hast
Uns interessiert außerdem kurz:
Wie organisierst du dich, wenn mehrere Aufgaben, Termine und offene Punkte gleichzeitig bearbeitet und zuverlässig nachgehalten werden müssen?
Wenn du selbstständig arbeitest, Verantwortung für deine Aufgaben übernimmst und einem Unternehmer im Tagesgeschäft spürbar den Rücken freihalten kannst, freuen wir uns auf den Austausch.
Experience in virtual assistance, office management, or back office; excellent German; professional email and correspondence skills; MS Office proficiency; strong organizational and digital skills; reliable and discreet.
Key Responsibilities
- organizing daily operations
- preparing correspondence
- managing schedules
Skills & Tools
Microsoft Office
Job Details
- Category: Administrative & Clerical Support
- Seniority: Entry Level
- Commitment: Contract
- Workplace: Remote — Germany
- Languages: German
About Partner4Business
A consulting firm supporting mid-sized companies in industry, trade, and logistics with restructuring, interim management, and operational development. — Industry: Consulting Services